Trabajar con casos

Un caso reúne las pruebas de una investigación de una verificación, persona, empresa o transacción. Ábrelo, asígnalo, avanza por fases y resuélvelo.

Cuando estas opciones están habilitadas, Casos también muestra una estimación del Investigator para el periodo indicado, una tarjeta con su decisión y un revisor asignado a una resolución pendiente de aprobación. Los informes pueden ofrecer fechas, PDF o CSV y varios casos. Los avisos del plan muestran el precio y el límite de responsables. La disponibilidad depende de los servicios desplegados y tus permisos; un valor no disponible no es cero.

Un caso es donde vive una investigación. En lugar de revisar por separado una verificación sospechosa, una coincidencia AML y dos transacciones, las reúnes en un caso, decides una sola vez y conservas juntos el razonamiento, las notas y el resultado para un auditor.

#De dónde vienen los casos

• Automáticamente, a partir de coincidencias del cribado AML, de una regla de transacciones cuya acción es Abrir caso y de los flujos de trabajo.
• A mano, con Nuevo caso en la página Casos, o con Crear caso desde una verificación, una persona, una empresa, una transacción, un evento, una red, un informe del Investigador o la bandeja de entrada.

Al crear uno, ponle un título, añade los registros vinculados y elige una plantilla, una prioridad y un responsable. Vincular un registro a un caso no cambia su estado: las verificaciones y las transacciones conservan su propia decisión hasta que resuelvas el caso.

#Encontrar tus casos

La página Casos se abre en Mis casos. Las demás vistas son Por aprobar (casos que esperan tu visto bueno), Sin asignar, Próximos a vencer y Todos. Acota cualquier vista con los filtros Plantilla, Prioridad, Responsable y Estado, o busca por nombre, ID del caso o plantilla. Guardar vista conserva los filtros, las columnas y el orden que más usas.

Cada fila muestra de dónde vino el caso (Manual, Cribado AML, Regla de transacción o Flujo de trabajo), su estado, su fase, su prioridad, su responsable y cuándo vence. Haz clic en una fila para ver una vista previa rápida, o abre el caso completo.

Si tu organización usa fases, cambia la disposición de Lista a Tablero para ver una columna por fase y arrastrar los casos de una a otra.

#Estados

#Dentro de un caso

La página de un caso organiza sus pruebas en secciones a la izquierda: Resumen, Revisión (la lista de verificación que pide tu plantilla), Evidencias, Cribado AML, Registros vinculados, Casos relacionados, Solicitudes, Informes y Actividad. A la derecha, Detalles muestra la prioridad, a quién está asignado, quién lo verifica, el equipo, los datos clave y las etiquetas.

Usa Actividad para publicar notas y ver cada cambio hecho en el caso, quién lo hizo y cuándo.

#Resolver un caso

Pulsa Resolver y elige el resultado:

• Fraude o riesgo confirmado, actuar sobre los registros vinculados
• Revisado, nada sospechoso
• No hay pruebas suficientes en ningún sentido
• El cliente no aportó lo solicitado
• El cliente aportó lo solicitado

Puedes dejar cada registro vinculado como está, aprobarlo o rechazarlo, de modo que una sola decisión se aplica en todos los sitios donde corresponde. Algunas plantillas exigen una nota de resolución.

Si la plantilla usa el doble control (revisión de cuatro ojos), al resolver el caso este pasa a una segunda persona (el verificador), que debe aprobarlo antes de que se cierre. Nadie puede aprobar su propia conclusión.

#Escalar y transferir

• Escalar pasa el caso al equipo de escalado definido en su plantilla. Hay que indicar un motivo.
• Transferir se lo da a otra persona. El caso conserva su historial, sus notas y su plazo, y el nuevo responsable recibe un aviso en su bandeja de entrada y por correo electrónico.

Un caso resuelto se puede reabrir con Reabrir caso.

#Plantillas, fases y plazos

Una plantilla es el modelo de un caso. En Casos → Plantillas decides, para cada tipo de caso:

• las fases por las que pasa un caso y el plazo (SLA) de cada una, en horas;
• la lista de verificación que los revisores completan antes de resolver;
• quién gestiona los casos, cómo se asignan y el máximo de casos activos que puede tener una persona;
• si los casos se pueden escalar o transferir, si se aplica el doble control y si se exige una nota de resolución.

Las plantillas ya preparadas cubren una investigación AML, una revisión KYC, la revisión de una coincidencia de cribado y la actividad sospechosa. Las Reglas de asignación envían cada caso nuevo al equipo adecuado: se comprueban de arriba abajo y gana la primera coincidencia.

El plazo se detiene mientras un caso espera al cliente.

#Análisis e informes

Casos → Análisis muestra los casos abiertos, cuántos cumplen su plazo, el tiempo medio de resolución y cómo se reparten los casos por fase, plantilla, miembro del equipo y resultado.

Casos → Informes genera informes regulatorios a partir de tus casos, en PDF y XML, desde plantillas de informe.

#Quién puede trabajar con casos

Ver casos requiere permiso para listar casos, y modificarlos requiere permiso de escritura en casos. Alguien con acceso de solo lectura puede abrir un caso y ver todo su contenido, pero los botones que lo modifican están desactivados. Consulta invitar a miembros del equipo y asignar roles.

#Casos de transacciones

La monitorización de transacciones tiene su propia entrada Casos en Monitorización de transacciones y Travel Rule, para los casos abiertos a partir de transacciones marcadas. Añadir al caso, en una transacción, la adjunta a un caso existente o crea uno nuevo. Consulta cómo funciona la monitorización de transacciones.